Comprendre la période d'accueil

L’accueil du premier jour se déroule différemment selon la taille et les missions de l’organisation, et les informations et documents que vous aurez reçus avant l’engagement. 



La masse d’informations à assimiler pouvant être conséquente, vous ne retiendrez peut-être pas tout, et aurez l’occasion de poser des questions au fur et à mesure à vos collègues ou supérieurs, en fonction des situations de travail ; n’hésitez pas à le faire.

Vous devez au minimum recevoir les documents légalement obligatoires que voici.

1. Le contrat de travail

Il doit être signé par l’employeur et par vous-même, et un exemplaire vous est destiné. Si aucun contrat n’est signé et que l’accord est uniquement verbal, vous travaillez automatiquement avec un contrat à durée indéterminée.

Le contrat de travail doit contenir au minimum les éléments suivants :

• nom et adresse de l’employeur ;
• nom et adresse du·de la travailleur·euse ;
• date d’entrée en service ;
• lieu d’occupation ;
• la fonction ;
• salaire et avantages éventuels ;
• horaire de travail ;
• type de contrat (durée indéterminée ou déterminée, contrat de remplacement, à temps plein ou à temps partiel, d’étudiant, d’intérimaire, etc.).

Ce contrat reprend, entre autres, la durée et le temps de travail, la fonction, le statut (employé·e ou ouvrier·ère) et la rémunération. Il peut également faire mention de certains autres éléments (la fonction et le grade, la Commission paritaire dont relève l’organisation pour le secteur privé), les frais de déplacement domicile - travail, etc.). 



Dans le secteur non marchand, certains contrats sont réglementés et financés par Actiris (les ACS, à Bruxelles) ou le Forem (les APE, en Région wallonne). D’autres sont financés par un « Fonds Maribel social ». Ils sont soumis aux mêmes règles que les contrats classiques, à quelques excpetions près (durée du préavis...).

2. Le règlement de travail

Vous devez signer un accusé de réception. 

3. Les informations relatives à la loi sur le bien-être au travail

Il s’agit de la prévention des risques dans les domaines de la santé, la sécurité, l’hygiène, les risques psychosociaux, etc. Ainsi que des informations sur le « Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) » si la taille de l’organisation dépasse 50 travailleur·euse·s équivalent temps plein (ETP). 

Pour plus d’informations, contactez votre organisation syndicale ou votre représentant·e syndical·e.

D’autres documents peuvent vous être remis, selon le type d’organisation et le moment. Ex. : règlement d’ordre intérieur, plan stratégique, projet pédagogique de l’organisation ; et, selon les secteurs, code de déontologie, organigramme (éventuellement complété des descriptions de fonction), etc. 

Durant la période d’accueil, plusieurs personnes peuvent entendre vos questions ou vous fournir des documents manquants.

L’employeur

Son rôle :

• assurer l’existence et le respect d’une procédure d’accueil, d’accompagnement et de formation ;
• installer une « culture d’entreprise » bienveillante à l’égard des nouveaux·elles travailleur·euse·s (ex. : le droit à l’erreur ou à la remise en question de chacune des parties).

Le·la responsable hiérarchique

Son rôle :

• vous présenter au personnel, si cela n’a pas été fait par la direction ou le conseil d’administration ;
• veiller à appliquer la procédure d’accueil ;
• vous accompagner tout au long de votre phase d’intégration en vous rencontrant régulièrement en tête-à-tête, de manière formelle ou informelle ;
• faire le tour de vos compétences afin d’identifier lesquelles pourront être mises à profit dans votre nouvelle fonction, celles que vous devrez acquérir et comment ;
• veiller à votre formation, que ce soit par vous-même, à l’aide d’un·e tuteur·rice ou d’autres types de formation ;
• vous donner l’occasion de poser des questions, de cibler et corriger vos erreurs, et vous aider à vous sentir sécurisé·e dans votre nouvelle fonction ;
• vous faire un feed-back et vous permettre de percevoir autrement votre fonction si cela s’avère nécessaire.

Une personne de référence

Il peut s’agir d’un·e tuteur·rice, d’un « parrain » ou d’une « marraine ». Cette personne est mandatée par l’employeur pour :

• vous rencontrer régulièrement afin de vous expliquer les us et coutumes de l’organisation, ses habitudes, règles particulières et modes de fonctionnement ;
• prendre du temps pour parcourir avec vous les documents fondateurs ;
• éventuellement fixer ensemble des objectifs d’apprentissage ;
• prévoir des moments d’évaluation du chemin déjà parcouru et encore à accomplir.

Le·la délégué·e syndical·e

Si une délégation syndicale est présente en interne, l’accueil des nouveaux·elles travailleur·euse·s fait partie de sa mission. Elle peut prévoir un moment d’accueil des nouveaux·elles, complémentaire (ou conjointement) à l’accueil de votre employeur ou de la personne de référence. Vous ne devez pas être affilié·e à un syndicat pour bénéficier de cela. Il·elle vous expliquera sa fonction ainsi que les contacts et les moments de rencontres possibles. Son rôle :

• vous accueillir et répondre à vos questions ;
• s’assurer que des outils soient mis à votre disposition et validés paritairement (ex. : livret d’accueil) ;
• veiller à ce que le plan de formation, s’il existe, tienne compte de vos besoins propres ;
• proposer des évaluations et des ajustements de l’accueil, du plan de formation et des outils mis à la disposition des travailleur·euse·s, entre autres.

Le·la référent·e formation

Il·elle (ou ses collègues) peut vous soutenir dans le processus d’accueil et d’apprentissage. Par exemple, vous aider à identifier les compétences à acquérir, à chercher des formations complémentaires.

Le·la conseiller·ère en prévention

Il·elle assiste l'employeur dans l'application des mesures visées par la loi sur le bien-être, et a aussi une fonction de conseil à l'égard de l'employeur et des travailleur·euse·s. Il·elle fait partie du personnel de l'institution dans laquelle s’exerce sa fonction, et ne peut être ni un·e représentant·e des employeurs ni un·e représentant·e du personnel. Son action se fait en toute indépendance.

Dans les petites organisations (moins de 20 travailleur·euse·s), la direction - coordination peut assumer cette fonction. 

Les collègues

Leur rôle éventuel :

• prendre en compte votre présence en vous invitant par exemple à vous joindre à eux lors du repas de midi ;
• se rendre disponibles pour vos questions ponctuelles (ex. : comment répertorier les documents, où se trouve le matériel de base ?) ;
• faire connaissance et parler de la structure, des anecdotes, de l’informel...

Vous-même

Prenez une part active dans votre intégration :

• observez, et renseignez-vous auprès de personnes ressources ;
• vérifiez votre compréhension du métier et les attentes de l’employeur ;
• vérifiez l’adéquation entre vos compétences et celles exigées pour le poste ;
• demandez du feed-back : cela permet de vous rendre compte de votre compréhension, de vous rassurer, de vous ajuster ;
• demandez éventuellement un accompagnement ou des formations si dans les premiers jours ou premières semaines vous en ressentez le besoin.